Suvi Saarelainen
Suvi Saarelainen

”Lähetä” – Mitä artikkelille tapahtuu arvioinnissa?

Suvi Saarelainen 29.11.2019
| | | Ei kommentteja

Tässä kirjoituksessa kerron, millaista on ollut toimitussihteerin tehtävä eräässä oman alani kotimaisessa journaalissa. Pureudun kysymykseen: mitä artikkelille oikeasti tapahtuu sen jälkeen, kun painaa ”lähetä”.

Toimitussihteerin näkökulmasta prosessi etenee siten, että ”lähetä”-komennon jälkeen, online-järjestelmämme lähettää automaattisen vahvistusviestin artikkelin lähettäjälle. Samalla hetkellä järjestelmä lähettää sekä minulle että lehden päätoimittajalle viestin saapuneesta artikkeleista. Artikkelin saavuttua toimitukseen, katsahdan pian kokonaisuuden läpi: vastaako artikkeli lehtemme profiilia ja onko kirjoitus päällisin puolin kunnossa.  Ensimmäisellä lukaisulla saattaa mieleen tulla sopivia arvioitsijoita artikkelille. Tämän jälkeen lähetän sähköpostia päätoimittajalle: ”Meille on saapunut artikkeli, joka käsittelee aihetta X. Kenties tähän sopisi arvioitsijaksi Y, mitä ajattelet?” Päätoimittajamme on supernopea vastaamaan ja usein jo saman päivän aikana saan vastauksen ”Hyvä, laitetaan eteenpäin. Toiseksi arvioitsijaksi voisi sopia Z ja varalle Å”.

Sitten alkaa vaihe, jota voisi kutsua refereen-metsästykseksi. Online järjestelmämme kautta lähetän ensin kutsut Y:lle ja Z:lle. Jos heillä ei ole valmiita profiileita järjestelmässämme, kyselen toimituskunnalta (ja tarvittaessa netin syövereistä) toimivaa sähköpostiosoitetta. Järjestelmämme kohtelias viesti on muotoiltu suunnilleen seuraavasti: ”Hyvä Y, lehteemme on saapunut käsikirjoitus, joka vastaa teidän asiantuntemustanne. Olisimme hyvin kiitollisia, mikäli voisit suorittaa arvioinnin. Varmistathan xx.xx.xxxx mennessä voitteko suorittaa arvioinnin. Arvioinnin määräpäivä on xx.xx.xxxx.” Tähän viestiin yleensä toivon vastausta kahden viikon sisällä ja arvioinnin määräpäiväksi asettuu aika noin kuuden viikon päähän. Usein tässä kohtaa alkaa kahden viikon odottelu, osuuko arviointipyyntö sellaiseen kohtaan, että henkilöllä on mahdollista tehdä arviointi. Jos vastausta ei kahden viikon kuluessa kuulu, lähetän muistutusviestin järjestelmän kautta. Jos sittenkään en saa vastausta, lähetän henkilökohtaisen sähköpostin omasta osoitteestani ja varmistan, että viesti on tavoittanut henkilön. Toisinaan järjestelmien lähettämät sähköpostit eksyvät roskaposteihin tai jäävät huomaamatta sähköpostien virrassa. Tarvittaessa tässä kohden myös arvioitsijan kanssa neuvotellaan aikatauluista.

Seuraava kierros, jota välillä tarvitaan on arvioinnin metsästys. Jos lausunto ei ole saapunut määräpäivään mennessä, seuraavana päivänä lähetän online-järjestelmän automaattimuistutuksen. Usein tässä kohtaa saan arvioitsijalta nopean mailin omaan sähköpostiini: tällöin saan tiedon, milloin arviointi on (lähipäivinä) tulossa. Välillä kuitenkin tilanne on haastava: arviointia ei kuulu, eikä henkilöä tunnu tavoitettavan maililla. Silloin vaihtoehtoja on kaksi: Jos kyseessä on jollakin tavalla toimituskunnalle tuttu henkilö, varmistamme henkilökohtaisesti, onko arviointi vielä mahdollista tehdä. Jos kyseessä on henkilö, johon meillä ei ole varsinaisia yhteyksiä jää vaihtoehdoksi ainoastaan uuden arvioitsijan etsiminen. Jos tähän päädytään, tilanne on sikäli kurja, että on jo melko varmaa, että parisen kuukautta on mennyt käsikirjoituksen lähettämisestä, toiset lausunnot luultavasti ovat jo saapuneet, mutta käsikirjoitus odottaa toista arviota. Tällaisissa tapauksissa pyrimme neuvottelemaan nopeutettua aikataulua uuden arvioitsijan kanssa.

Arvioinnissa toivomme, että referee kiinnittää huomioon seuraaviin asioihin ja niiden johdonmukaisuuteen: tutkimuskysymyksen muotoilu, aineistot, menetelmät, aiheen kiinnostavuus, tekstin loogisuus, kokonaisuuden eheys ja lukijaystävällisyys. Lisäksi pyydämme arvioimaan artikkelin skaalalla:

  1. teksti hyväksyttävissä artikkeliksi sellaisenaan
  2. teksti hyväksyttävissä artikkeliksi pienin korjauksin, ei vaadi uutta referee-kierrosta
  3. teksti hyväksyttävissä korjauksin, vaatii uuden referee-kierroksen
  4. teksti ei täytä tieteellisen artikkelin ehtoja, mutta soveltuu julkaistavaksi muunlaisena kirjoituksena nykymuodossaan.
  5. teksti ei hyväksyttävissä nykymuodossaan, tai korjattuna, tieteelliseksi artikkeliksi.

Lausuntojen luonne kertoo sen, mitä artikkelille seuraavaksi tapahtuu. Mutta tässä kohden voin paljastaa, että vielä en ole törmännyt artikkeliin, johon molemmat arvioitsijat olisivat kommentoineet ”hyväksytään sellaisenaan”. Suurin osa saapuvista kommenteista on linkitetty vaatimukseen joko suuremmista tai pienemmistä korjauksista.

Ennen kuin arviot lähtevät kirjoittajalle, käymme päätoimittajan kanssa sähköpostin vaihdon. Usein laitan mailin, joka sisältää ajatuksen: ”Olemme saaneet molemmat arviot artikkeliin X. Ensimmäinen arvioitsija puoltaa julkaisua pienin korjauksin. Toinen arvioitsija kuitenkin monisanaisesti osoittaa puutteita ja ehdottaa uutta referee kierrosta.” Päätoimittajan vastaus usein miten sanoittaa: ”Olen lukenut käsikirjoituksen ja arviot. Laita arviot eteenpäin ja pyydä kiinnittämään usein huomiota asiaan x, y ja z.” Joskus jos arviot ovat täysin vastakkaisia, soittelemme päätoimittajan kanssa ja sovimme, millaisen viestin laitan kirjoittajalle.

Vihdoin tieto arvioinnista on valmis kirjoittajalle. Riippuen, millaista kiertoa julkaisuaikatauluissa kuljemme, korjauksille annettava aikataulu hieman vaihtelee. Tarvittaessa käsikirjoitus lähtee korjauksia pyytäneille arvioitsijoille takaisin. Jos pyydetyt korjaukset ovat olleet pienet, käsikirjoitukselle osoitettu toimittaja ja päätoimittaja tarkistavat, että korjaukset ovat asianmukaiset.

Hyväksytty käsikirjoitus käy läpi toimitusprosessin, jossa joku toimituskunnan jäsenistä käy käsikirjoituksen huolellisesti läpi sekä tarvittaessa vielä pyytää pieniä muutoksia tai hyväksyttää kirjoittajalla pieniä muutoksia, jotka tekevät käsikirjoituksesta sujuvamman. Tämän jälkeen käsikirjoitus palaa jälleen toimitussihteerille, jolloin tarkistan vielä kokonaisuuden kertaalleen: onko pilkut osapuilleen paikallaan, onko viitteet ja kirjallisuusluettelo kunnossa. Jos tässä kohden esiintyy puutteita, käsikirjoitus palaa vielä kirjoittajalle korjaukseen.

Vihdoin käsikirjoitus on valmis taittoon ja painoon.

Toimitussihteerin hommat ovat myös vahvistaneet omaa kirjoitusprosessiani ja nykyään aina ennen kuin painan ”lähetä”, käyn vielä kertaalleen läpi seuraavat asiat:

  1. Onhan kirjoituksen sisältö varmasti juuri suunnittelemani lehden lukijakunnalle sopiva.
  2. Mietin kokonaisuuden selkeyden kannalta: Onko käsikirjoitukseni yksi yhtenäinen tarina, jota lukijan on helppo seurata? Pysynhän loogisesti muotoilemassani tutkimustehtävässä? Onko metodiset valinnat kuvattu tiivisti, mutta riittävän selkeästi niin, että lukija ymmärtää, miten olen analyysin toteuttanut?
  3. Tekniset seikat – ovathan ne varmasti kunnossa? Olenhan seurannut juuri tämän lehden ohjeistusta? Toimitussihteerin näkökulmasta tämä on olennainen kysymys, sillä on tylsää viimemetreillä (pahimmassa tapauksessa kiireessä) korjata kirjallisuusluettelon pilkkuja, pisteitä ja kursiiveja oikeaan formaattiin.

Nyt voin painaa ”lähetä”.

Jaa kirjoitus somessa

Samankaltaiset julkaisut

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Sosiaalinen media

Aihepilvi

Arkistot