Anniina Brofeldt
Anniina Brofeldt

Go go us!

| | | | Ei kommentteja

En tiedä teistä muista, mutta harva asia turhauttaa minua niin kuin epäonnistuneet kokoukset. Määrittelen aikani arvokkaaksi ja pidän tehokkuudesta. Lisäksi olen aina ollut listojen rakastaja: mitä selkeämmät suunnitelmat edetä, sitä parempi. Olen korvat höröllään seurannut aina, kun olen kuullut ihmisten pohtivan hyviä tapoja palaveerata, ja miettinyt myös kokouksia, joihin olen itse osallistunut. Millainen olisi hyvä kokous?

Kokous on tarpeellinen, kun asian käsittelyyn tarvitaan useamman kuin kahden ihmisen panos. Kolmekin henkilöä voi keittää äänekkään sopan yhdellä avokonttorin työpisteellä ja pahimmillaan päätyä vain harmittelemaan ja kauhistelemaan vallitsevaa tilannetta viemättä sitä mitenkään eteenpäin. Toisaalta kun kokous on suunnittelun alla, mukaan on syytä kutsua kaikki, joilla olisi aiheelle konkreettista annettavaa. Kieltäytyjiltä voi kysyä perusteen sille, miksi kokous ei heitä hyödytä, mutta tavoitteena saada paikalle vain ne, jotka eivät pitkästy kesken kokouksen.

Pitkästyttävää on myös roikkua pyöreän pöydän ääressä, luurissa tai videopuhelussa, jossa kukaan ei oikein tiedä mistä aloittaa ja mistä kokouksesa oikeastaan on edes kyse. Esityslistan tekeminen kannattaa siis aina, vaikuttaa se kuinka tahansa kökkämakkaran makuiselta. Esityslistan voi koota yksin tai yhdessä, vaikkapa viimeistään kokouksen alussa. Tärkeintä on nähdä aiheet ja kokouksen loppu – ei hätää, kokouksen päässä on valoa!

Usein kun kokouksen nälkä on suurin, se pitäisi saada kasaan hetiäkkiäpiannyt. Silti harvoin tapahtuu asioita, jotka eivät olisi ennustettavissa jo aiemmin. Hätäpalavereidenkin järjestämiseen löysän ajan jättäminen ei todennäköisesti kostaudu, koska paikalle saapuu enemmän ihmisiä, jotka tietävät miksi ovat paikalla ja ovat kiinnostuneita osallistumaan. Sopiva ajankohta kannattaa doodlettaa siis ajoissa – kyllä, doodlettamisen eli vaihtoehtoäänestyksen pitäisi olla jo käsite. Ei ole turhauttavampaa kuin yhdessä ajan valitseminen kalenterin paperiset tai virtuaaliset sivut viuhuen, kun kokouksen ajankohdan päättämisestäkin pitäisi järjestää kokous. Masokistisimmat pyytävät aikaehdotuksien lähettämistä sähköpostilla ja viettävät iltojaan lähetellen muistutusviestejä vastaamattomille ja sovitellen saamiaan ehdotuksia yhteen: “Brookelle käy tiistaina klo 16-17, Ridge lupasi yrittää ehtiä mukaan puoleksi tunniksi ja…Taylor laittoi viestiä juuri, että ei ehdikään tiistaina, koska heitti henkensä jo edellisellä tuotantokaudella. Mutta keskiviikko kuulemma käy!”

Kun kokouksen ajankohta on saatu lyötyä lukkoon, on palaveriin syytä valmistautua. Jos aiemmin kasatun esityslistan perusteella on kohtia, joihin jollakin olisi syytä olla sanottavaa, on hyvä ehdottaa tätä etukäteen. Myös jos kokous liittyy uuteen työkaluun tai mielenkiintoiseen artikkeliin, kannattaa pyytää osallistujia perehtymään materiaaliin jo ennen kokousta. Itse kokouksessa kannattaa pitää olla mukana jonkinlaiset muistiinpanovälineet. Olen ollut kokouksissa, jossa koomisen kauan aikaa menee siihen, että ihmiset rupeavat repimään toistensa kalentereista irtosivuja ja huutelemaan kynää lainaksi.

Kokouskiukkua kasvattaa useasti myös myöhästymiset. Kokouksen luonne voi vaihdella, mutta lähtökohtaisesti kaikkien pitäisi olla paikalla juuri silloin, kun palaveri alkaa. Tällöin kaikkien kokoukseen osallistuvien aikaa säästyy ja ohjelma voidaan rullata jouhevasti läpi. Jos joskus havaitsee myöhästymisen vaaran, aina on kohteliasta ilmoittaa muille, että myöhästyy. Eikä ilmoittaminenkaan ole kortti, jota pitäisi liian leppoisasti heilutella, vaan arvostaa myös muiden aikatauluja ja pyrkiä kaikin keinoin olemaan paikalla ajoissa.

Kokouksen voivat myös keskeyttää monet asiat. Joskus ne saattavat olla edellä mainittuja viimehetkenveikkoja, jotka pompahtelevat paikalle yksitellen ja joista jokainen pahimmassa tapauksessa otetaan kokoukseen mukaan selostaen jo läpikäydyt asiat. Joskus ne saattavat olla jatkuvat puhelimien ja kannettavien ilmoitusäänet, jotka ohittamisen sijaan otetaan ainakin hetkelliseen syyniin. Jos tärkeä puhelu tulee, voi tilasta lähteä pois. On kuitenkin kiehtova ajatus, mitä oikeastaan tapahtuisi, jos jokainen jättäisi muun maailman kokouksen ulkopuolelle, vaikka vain puoleksi tunniksi. Kannattaisiko kokeilla?

Sitten itse palaverin etenemiseen. Joskus kokouksissa on luonnostaan ryhmänjohtaja tai projektipäällikkö viemässä keskustelua eteenpäin, mutta puheenjohtajuus ei ole hölynpölyä koskaan. Jos selkeää puheenjohtajaa ei porukasta heti löydy, se voi olla vaikka kiertävä tehtävä osallistujien kesken. On hyvä, jos joku kokouksessa seuraa ajan kulumista ja pitää huolta, ettei kohtaa neljä jäädä murehtimaan 55 minuutiksi ja loppuja asioita viedä juosten läpi viimeisessä 5 minuutissa. Hyvä puheenjohtaja huolehtii, että jokaisella esille tulleella tehtävällä on vastuuhenkilö ja vastuuhenkilöllä aikaraja asian hoitamiselle. Muuten kaikki olettavat toistensa hoitavan asioita “sitten joskus”. Puheenjohtaja myös tarkkailee, että asiat käydään läpi esityslistan mukaisessa järjestyksessä eikä sinkoillen sinne tänne tajunnanvirran mukana.

Ai miksi ei? Jotta sihteeri pysyy kokouksen etenemisessä mukana! Sihteeri on toinen tärkeä rooli kokouksessa, koska jonkun on syytä ottaa muistiinpanot, tiivistää ne ja lähettää jälkikäteen sekä osallistujille että muille kiinnostuneille. Tämänkin olisi hyvä olla kiertävä rooli, ja lopettaa sihteerin valitseminen sen mukaan, kenellä on nätein käsiala tai kannettava tietokone mukana.

Luin vastaan tulleesta LinkedIn-kirjoituksesta myös mielenkiintoisen idean liian pitkien ja kumpuilevien puheenvuorojen hillitsemiseen: Kokouksen alussa seinälle kiinnitetään lappu “agenda/asiaan”, jota voi ruveta osoittamaan, kun tuntuu, että keskustelu on menemässä raiteiltaan. Kun lappua osoittaa vähintään kaksi osallistujaa, puhujan tulisi ohjata keskustelu takaisin alkuperäiseen asiaan. Jännittävän passiivisaggressiivinen, mutta ei ehkä kuitenkaan hölmömpi ajatus. Jopa rauhoittava!

Kun kokouksessa on päästy esityslistan loppuun, esimerkiksi sihteerin tulisi tehdä yhteenveto käsitellystä: kuka lupasi hoitaa mitäkin ja missä ajassa. Jos uutta kokousta kaivataan, voidaan haarukoida sopivia viikkoja, mutta doodlata päivä tulevaisuudessa. Kokous lopetetaan ajallaan, ennen kuin osallistujat pakenevat työpisteelleen, kaipaavat lapsiaan ja miettivät millaiselta maailma oikeastaan näytti kokouksen alkaessa siinä Ranskan suuren vallankumouksen tienoilla.

Jos epäonnistuneet kokoukset harmittavat, vastineeksi ei ole mitään niin energiaa lisäävää kuin asioita selkeyttävä palaveri. Innostuitko kokouksien järjestämisestä yhtään? Jäikö jotain tuikitärkeää mainitsematta? Oliko jokin ajatus pähkähullu? Tiedätkö sinä mikä on kökkä? Akatemian jalkaväki jää odottamaan.

Jaa kirjoitus somessa

Samankaltaiset julkaisut

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Sosiaalinen media

Facebook343
Instagram38
RSS

Aihepilvi

Arkistot