Olli-Pekka Tikkanen
Olli-Pekka Tikkanen

Tutkimustyön ajanhallinnasta

| | | | | | | Ei kommentteja

Ajanhallinnassa on nimensä mukaisesti kysymys ajankäytön suunnittelusta. Siinä tunnustetaan, että aika on resurssi siinä missä esimerkiksi käytettävässä olevat rahat. Tässä kirjoituksessa käsittelen ajanhallintaa pelkkää aikatauluttamista laajempana ilmiönä. Käsittelyssäni tarkoitan ajanhallinnalla eri kokonaisuuksien (projektien) tunnistamista, niiden pilkkomista pienempiin tehtäviin, priorisointia ja aikatauluttamista. Päämääräni ajanhallinnassa on päästä tilaan, jossa voin keskittää koko kapasiteettini yhteen asiaan kerrallaan, jotta minun ei tarvitse jatkuvasti käyttää osaa voimistani asioiden ja aikataulujen muistamiseen.

Blogissamme on muutamaan kertaan kirjoitettu ajanhallinnasta ja siihen liittyvistä tekniikoista. Suvi on aikaisemmin kirjoittanut hänelle sopivista ajanhallintamenetelmistä. Myös Tommin aloittamassa tutkijan työkalut -sarjassa on ajanhallinnallisia vinkkejä työtä automatisoivien työkalujen kautta. Palaan tässä tekstissä muistiinpano- ja kalenteritekniikkaani, josta kirjoitin tämän vuoden alussa.

Hyvien käytänteiden jakaminen on tärkeää, sillä projektihallintaan liittyvien kurssien ja oppaiden lisäksi omia tapojaan on hyvä tarkastella aika ajoin kriittisesti. Suunnittelenko työpäiväni niin hyvin kuin mahdollista? Voisinko tehdä jotain enemmän? Toivon, että tämä kirjoitus saa lukijoita jakamaan ajanhallintakeinojaan ja herättää lukijoissa ajatuksia ajankäytön suunnitteluun liittyen.

Tekstin varsinainen sisältö on jaettu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osassa kerron, miksi tutkimustyössä ajanhallinta on vaikeaa. Toisessa osassa pohdin, kuinka mielestäni ajankäytön suunnitteluun tulisi suhtauta. Kolmannessa osassa jaan kaksi työkalua, jotka ovat minulle tärkeitä työni aikatauluttamisessa ja hahmottamisessa.

Ajanhallinnan vaikeus tutkimustyössä

Tutkimustyössä jokaisen toteutettavan projektin suunnitelmaan kuuluu oleellisena osana ajankäyttösuunnitelma. Esimerkiksi väitöskirjani tutkimussuunnitelmassa on kuvattu kuukauden tarkkuudella, milloin siihen kuuluvat osajulkaisut ovat valmiina. Ensimmäiset versiot aikatauluista ovat aina vahvasti viitteellisiä. Ennen kuin tutkimus on tehty, ei voida sanoa, kauanko työhön menee aikaa. Parhaastakaan suunnitelmasta huolimatta etukäteen ei tiedetä, mitä tutkimuksissa löydetään.

Tämä tutkimukseen rakennettu epävarmuus tekee aikatauluttamisesta haasteellista, minkä vuoksi alkuperäistä suunnitelmaa joudutaan päivittämään useita kertoja. Esimerkiksi oma tohtoriohjelmani edellytti kahden vuoden työn jälkeen päivittämään tutkimussuunnitelmani ja selvittämään mitä työn osia on jo tehty. Aikataulua päivitetään myös jatkuvasti väitöskirjatyön ohjaajien kanssa.

Jatkuvasta aikataulujen uudistamisesta voisi helposti vetää johtopäätökset, että deadlinejen asettaminen tutkimustyössä on turhaa. Tämä on kuitenkin mielestäni väärä johtopäätös, sillä deadlinet muodostavan pisteen, johon joko päästään tai sitten joudutaan aikatauluttamaan työtä uudestaan. Molemmissa tapauksissa työ kuitenkin etenee. Määräajattomilla töillä on kokemukseni mukaan tapana jäädä taka-alalle. Määräaikojen rooli on kuitenkin ymmärrettävä tutkimustyössä oikein: Ei ole syytä turhautua, mikäli johonkin deadlineen ei ehdi. Omien kokemusteni mukaan ensimmäinen aikataulu toteutuu sellaisenaan vain harvoin.

Osion lopuksi mainitsen vielä, että yliopistossa työskentelyyn kuuluu myös tehtäviä, joita on mahdollista aikatauluttaa tarkasti. Tällaisia ovat esimerkiksi opetukseen liittyvät tehtävät. Tietyllä tasolla myös kirjoitustyötä on mahdollista aikatauluttaa tarkasti, mutta tämä vaatii syvällistä tuntemusta omista kirjoitustaidoistaan. Tutkimusartikkeleita kirjoitettaessa ei myöskään ole tavatonta, että tajutaan osan tuloksista vaativan vielä lisätyötä.

Miten suhtautua ajanhallintaan?

Ajanhallintaan on olemassa lukuisia oppaita ja kursseja. Ajattelin aiemmin hieman naiivisti, että näistä opittavilla menetelmillä olisi yksistään helppo suunnitella työtehtävänsä. Olen kuitenkin huomannut, että menetelmät ovat vain puolet onnistuneesta suunnittelusta. Toinen puolisko koostuu oikeasta suhtautumisesta ajanhallintaan.

Minusta tärkeintä on ymmärtää, että parhaimmatkaan työkalut eivät ylläpidä itseään, vaan niitä on päivitettävä jatkuvasti. Olen huomannut, että kun minulla on töissä monta rautaa tulossa, kalenterin ja projektien edistymisen päivittäminen on ensimmäinen asia, minkä jätän tekemättä. Ajattelen, että pystyn muistamaan kaikki tärkeät deadlinet ja tapaamiset sekä organisoimaan työtehtävät järkevästi päässäni. Lopputulos on, että yritän tehdä kaikkia tehtäviä samaan aikaan ja juoksen tapaamisesta toiseen valmistautumatta niihin. Kun töissä on paljon kiirettä, ajankäyttöön olisi käytettävä enemmän aikaa kuin hiljaisempina aikoina. Olen nyt ottanut tavoitteekseni aloittaa jokaisen työpäivän päivittämällä projektieni tilan.

Järjestelmällinen ajanhallinta on keino vapauttaa aivot työskentelemään varsinaisten työtehtävien kanssa. Tapaamiset, projektien etenemiset, suunnitelmat tuleviksi töiksi ja vielä ideatasolla olevat ajatukset on syytä purkaa joko paperille tai tietokoneelle, missä ne varmasti pysyvät tallessa ja josta ne voidaan palauttaa uudestaan mieleen.

Käyttämiäni ajanhallintatyökaluja

Muistikirja

Kuten johdannossa totesin, kirjoitin viime helmikuussa Bullet Journal -tekniikasta (myöh. bujo), jota käytän muistiinpanojeni ja kalenterini ylläpitämiseen. Bujossa ideana on suunnitella erikseen aikataulu koko vuodelle, kuukaudelle ja viikolle. Muistiinpanoja tehdään puolestaan erillisille sivuille ja ne otsikoidaan. Olen määrännyt tietyt otsikot vastaamaan tiettyjä projekteja.

Bujon kalenteripuolella olen suunnitellut kertaalleen koko vuoden kalenterin ja jokaisen kuukauden erikseen. Viikon alussa tavoitteenani on suunnitella koko työviikon tapahtumat ja jakaa ne tärkeisiin, kiireellisiin tehtäviin ja tehtäviin, jotka voivat odottaa. Minulla ei ole tällä hetkellä niin paljoa tapaamisia tai menoja, että tarvitsisin viikkonäkymiä päivien aikatauluttamiseen, mutta olen kuitenkin kokenut viikkonäkymien tekemisen tärkeäksi osaksi viikon aloitusta. Tästä huolimatta varsinkin kiireisenä aikana viikkosuunnitelmien tekemisellä on tapana unohtua, mikä puolestaan aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta, kun tehtävät on pidettävä jälleen omassa mielessä.

Tein tänä vuonna vain yhden vuosisuunnitelman. Ensi vuonna aion päivittää vuosisuunnitelman useammin, esimerkiksi neljännesvuosittain, jotta työni iso kuva pysyy ajan tasalla.

Virtuaalitaulu

Kysyin kesällä IT-alalla työskentelevältä ystävältäni, kuinka hän suunnittelee työaikaansa. Hän esitteli minulle Trello-työkalun, joka on eräänlainen valkotaulu, johon voi kiinnittää virtuaalisia kortteja. Yhdelle kortille on tarkoitus kirjata aina yksi työtehtävä. Esimerkiksi minulla on tällä hetkellä työstämääni tutkimusartikkelin käsikirjoitukseen liittyvä kortti, jossa on tehtävälista jokaiselle käsikirjoituksen osiolle. Olen tehnyt jokaiselle projektille, jossa olen mukana, oman kortin. Lisäksi minulla on kortteja materiaalille, jota haluan käydä läpi ja pienemmille tehtäville kuten vaikkapa ”lähetä sähköpostia yhteistyökumppanille”. Suuritöisimmät kortit voi ohjelmassa pilkkoa vielä yksittäisiksi tehtäviksi, mitä olen tehnyt projektikorttien osalta.

Korttien lisäksi virtuaalitauluissa on vielä ideana jakaa kortit koreihin sen mukaan, missä vaiheessa ne ovat toteutumista. Minun korini ovat järjestyksessä backlog, to do, työn alla, jumissa, laadunvarmistus ja valmis. Backlog on kori, johon kirjaan kaikki saamani ideat tai asiat, jotka haluan tehdä. To do ja työn alla -korien erona on, että to do -korissa on pelkästään kiireellisiä tehtäviä, jotka eivät ole projekteja. Nämä kortit pyrin tekemään aina viikon aluksi. Työn alla -korissa on puolestaan tällä hetkellä työstettävät projektit. Korien ideana on, että kortit liikkuvat niissä aina ensimmäisestä korista viimeiseen koriin järjestyksessä. Jumissa on kori, johon kortti päätyy ainoastaan, jos kortin edistäminen tarvitsee apua joltakin muulta henkilöltä.

Virtuaalitaulut ovat helpottaneet työskentelyäni valtavasti. Aikaisemmin kirjasin bujoni viikkonäkymään ylös jokaisen projektin tilanteen viikon alussa. Tämä tapa oli kuitenkin aivan liian staattinen, koska projektit elävät paljon viikon aikana. Virtuaalitaulut ovat dynaaminen ratkaisu työtehtävien seurantaan.

Virtuaalitaulujen avulla on todella helppoa havainnollistaa koko tutkimustyö. Niiden voiman ymmärtää paremmin näkemällä sen itse. Tein blogimme Instagram-profiiliin tarinan, jossa esittelen tähän blogiin liittyvän virtuaalitauluni.

Lopuksi

En koe, että olen löytänyt parhaat mahdolliset työkalut ja optimaalisen ajattelumallin työni suunnitteluun. Sen sijaan tunnen, että olen matkalla haluamaani tilaan, jossa voin aktiivisella suunnittelulla keskittää voimani yhteen tehtävään kerrallaan ja kun saan yhden tehtävän valmiiksi voin katsoa suunnitelmastani, mitä teen seuraavaksi.

Toin tässä kirjoituksessa esiin mielestäni tärkeän tavan suhtautua ajanhallintaan tutkimustyössä: ajankäyttöä on suunniteltava jatkuvasti uudelleen, työn etenemisen mukaan. Suunnittelua on syytä tehdä sitä enemmän, mitä enemmän on tehtäviä.

Uskon, että monilla yksityisillä toimialoilla olisi paljon annettavaa ajanhallintaan tutkimustyössä. Esimerkiksi monet IT-alan käytännöt saattaisivat olla sellaisia, jotka hyödyttäisivät tutkimustyön tai vaikkapa opiskelun suunnittelua. Tärkeintä on mielestäni laittaa hyvät käytännöt jakoon! Miten sinä suunnittelet työsi?

Jaa kirjoitus somessa

Samankaltaiset julkaisut

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Sosiaalinen media

Facebook343
Instagram38
RSS

Aihepilvi

Arkistot