Suvi Saarelainen
Suvi Saarelainen

Kurkistus konferenssin kulisseihin

Ei kommentteja

Kaksi viikkoa sitten osallistuin reilun kahdensadan osallistujan konferenssiin. Kyseisten päivien aikana nautin ihmisten tapaamisista, luennoista, esitelmistä – muiden mukana valuin kahvitauolle ja posteriesityksiin. Kun konferenssin järjestelyt toimivat, osallistujan on helppo keskittyä olennaiseen. Usein konferenssin päätteeksi kiitellään monisanaisesti järjestelijöitä ja avustajia. Vasta tässä konferenssissa aloin pohtia valtavaa työmäärää konferenssin takana.

Loppusyksystä 2017 aloimme kasaamaan suhteellisen pientä konferenssia (noin 50 henkilöä), joka on muutaman viikon päästä tiedekunnallamme. Ydin porukkaan meitä kuuluu yhteensä neljä henkilöä. Itse otin innolla vastaan konferenssisihteerin tehtävät. Täytyy kyllä myöntää, että pienen konferenssin työmäärä on päässyt yllättämään (kenties meidät kaikki).  Tähän välimaastoon mahtuu tiimin osalta yhteensä reippaasti yli kuukauden työtunnit konferenssiasioiden äärellä. Mitä, miksi, miten?

Konferenssin ilmoittautumislomake, maksulomake, nettisivut, viisumihakemuksia varten kirjoitetut kutsut, ravintoloiden kilpailutukset sekä varaukset, abstraktien arvioinnit & hyväksynnät ottavat aikansa. Samoin ilmoittautumisten seuraaminen ja niihin liittyvät erinäiset toimenpiteet. Oma lukunsa on konferenssisihteerille satava sähköpostien määrä. Yhteydenotot liittyvät välillä mitä erikoisempiin asioihin. Hassuin kysymys (toistaiseksi) kuului: ”Haluaisin lentää Iso-Britanniaan ja tulla sieltä junalla Helsinkiin. Mitä reittiä suosittelet?”  Toinen ehkä liikuttavampi puoli on ihmisten jakaminen omista kokemuksistaan. Sähköpostin välityksellä olen saanut valokuvia lapsista, kuullut tarinoita erilaisista elämäntilanteista. Jakanut iloja ensimmäisestä tulevasta konferenssiin osallistumisesta sekä lohdutellut englanninkielen jännittämisen kanssa.

Tuntuu, että konferenssi on aivan ovella. Erona tässä konferenssissa suhteessa aikaisempiin konferensseihin on se, että olen moneen tutustunut jo etukäteen sähköpostien välityksellä.

___

Helsingin yliopistolla uutena tuki palveluna toimii konferenssipalvelut. Pari päivää sitten konferenssimme avustajatiimi sai konferenssipalveluilta koulutusta. Oli hauskaa päästä koulutukseen mukaan Skypen välityksellä. Koulutuksesta jäi mieleen konferenssin järjestäjien asenne. On olennaista, että jokaisella tiimin jäsenellä on aktiivinen ja auttava suhtautuminen konferenssin osallistujiin. Konferenssin aikana ei ole asioita, joihin ”ei ole vastausta”. Konferenssin aikana on asioita, joihin ”selvitän vastauksen”. Konferenssin järjestäminen tuokin mieleeni aikaisemmat työni asiakaspalvelun ja myynnin parissa. Osallistujien kysymykset konferenssissa voivat olla mitä moninaisemmat – mitään vähempää ei voi odottaa ennakkomailien perusteella.

Mitä konferenssisihteerinä odotan tulevalta konferenssilta? Monenlaista pientä työtä asioiden äärellä mahtunee jokaiseen päivään vielä ennen konferenssia. Varsinainen työurakkamme alkaa noin 20 tuntia ennen rekisteröitymisen alkua. Silloin kokoonnumme käymään vielä kaikki yksityiskohdat läpi, ydin tiimin kanssa ilta jatkuu asioiden tarkastelulla sekä keynote -luennoitsijoiden tapaamisella. Olen varautunut, että tästä rupeamasta alkaa työjakso, jolloin konferenssipäivät ovat täynnä menoa ja vilskettä. Tuntuu kuitenkin luottavaiselta, koska konferenssipäiviin meillä on mukana aivan supertiimi tohtoriopiskelijoista yliopiston henkilökuntaan.

 

Tästä lähtien taputan vähän kovempaa omat aplodini konferenssitiimeille!

 

 

 

 

Jaa kirjoitus somessa

Samankaltaiset julkaisut

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Sosiaalinen media

Facebook343
Instagram38
RSS

Aihepilvi

Arkistot