Suvi Saarelainen
Suvi Saarelainen

Tohtorikoulutettavana ajanhallinnan äärellä

28.4.2017 Ajanhallinta, Jatko-opinnot, Opiskelu, Tieteenteon arki Ei kommentteja

Tohtorin suurin valttikortti on osoittaa, että on suunnitelmallisesti kyennyt toteuttamaan ja johtamaan oman hankkeensa alusta loppuun asti.

 

Tämän lauseen olen kuullut useasti edellisten vuosien aikana. Tässä kirjoituksessa keskityn erityisesti ajanhallinnan keinoihin, jotka ovat olleet itselleni tärkeitä apukeinoja väitöskirjatyöskentelyn aikana. Suurimman osan ajatuksistani ammennan Carol Kiriakoksen pitämästä ajanhallinnan työpajasta, johon osallistuin tohtoriopintojen alkupuolella.

Aloittavana jatko-opiskelijana minun oli vaikea hahmottaa ajankäyttöä: mihin aikaa menee, miten opinnot rakennetaan tai miten työvaiheet linkittyvät toisiinsa. Apurahani myöntäjällä oli selkeä vaade liittyen ajankäyttöön: minun tuli kirjata vuositasolla realistinen suunnitelma, arvioida vuosittain suunnitelman saavuttamisen tasoa sekä luoda hahmotelma loppuunsaattamisen aikataulusta. Tämä vuosisuunnitelma auttoi siinä, että olen itse kyennyt hahmottamaan omaa etenemistä suuremmassa mittakaavassa. Toisaalta suunnitelma on välillä auttanut sanomaan “ei” asioille, jotka veisivät liian kauan työvaiheessa, jolloin on fokusoiduttava tiettyyn osa-alueeseen.

Pienemmässä mittakaavassa minulle on ollut erittäin tärkeää käyttää ns. “fokuspäiviä” ja “puskuripäiviä”. Nämä päivät käytän erilaisiin kokouksiin, ohjauksen saantiin, opetukseen sekä muihin tapaamisiin yliopistolla. Puskuripäivät valikoituvat melko satunnaisesti sen mukaan, miten tapaamisehdotuksia tulee, mutta perussääntönä olen pyrkinyt siihen, että niitä ei olisi kahta enempää. Tosin sanoen pyrin mahdollisimman tehokkaasti niputtamaan tapaamiset, kokoukset ja opetuksen puskuripäiville. Fokuspäivät, joita pyrin pitämään viikkotasolla mahdollisimman monta (vähintään kolme) ovat nimensä mukaisesti intensiivisen tekemisen – kirjoittamisen, lukemisen, analyysin – päiviä. Näinä päivinä työskentelen kotona enkä ole tavoitettavissa muuhun työskentelyyn.

On melko idyllinen tilanne, että käytössä on kokonaispäiviä, jolloin on aikaa kirjoittaa. Silloin, kun se on mahdollista jaan työskentelyni siten, että laitan kellon soimaan noin 45-60 minuutin välein ja pidän välissä muutaman minuutin tauon. Kahden tai kolmen kirjoituspätkän jälkeen pidän puolentunnin ruokatauon, jonka jälkeen jaksan taas kirjoittaa loppuiltapäivän 45 minuutin rytmityksellä. Toisinaan löydän itseni tilanteessa, jossa kirjoittaminen väistämättä osittuu pienemmiksi paloiksi – mutta olen huomannut, että pienissäkin hetkissä voi saada paljon aikaan, jos tietää mistä jatkaa seuraavaksi. Tähän konkreettisesti minulla on apuna toiminut kirjoitusloki. Ajatuksena lokin kirjoittamisessa on, että jokaisen kirjoitusrupeaman päätteeksi kirjaan ylös lyhyesti, mitä kirjoitin, muokkasin tai miten ajatus eteni. Prosessikirjoituksessa loki on ollut apuna turhautumisen estämisessä: loki osoittaa, mitä on päivän aikana saanut aikaan vaikka uusia sivuja ei olisi tullutkaan.

Luulen, että moni jakaa tutkija jakaa ajatukseni tietynlaiseen täydellisyyteen pyrkimyksestä. Tämän vuoksi itselleni ehkä vaikein ja samalla tärkein työkalu on ollut opetella jaottelemaan työtehtäviä erilaisiin kategorioihin Conveyn matriisin mukaan: ”kiireelliset & tärkeät”, ”kiireelliset & ei niin tärkeät”, ”ei kiireelliset & tärkeät”, ”ei kiireelliset & ei tärkeät”. Jaottelussa ”tärkeys” perustuu oman perustehtävään (väitöskirjan valmistuminen, tutkijana kasvaminen) suhteuttamiseen, kun puolestaan ”kiireellisyys” usein tulee ulkopuolelta annettuna aikana. Matriisin avulla olen oppinut, että ”tärkeät” asiat ovat niitä, joihin käytän aikaa sekä energiaa siinä missä ”ei tärkeät” tulevat tehtyä tilanteesta riippuen vaativalla tai käytössä olevalla intensiteetillä – toisinaan ”ei kiireelliset & ei tärkeät” tehtävät eivät välttämättä vaadi juuri minun panostustani asiaan.

Ajanhallinta on lopulta monella tapaa työn suunnittelua eikä itsessään kovin monimutkaista. Osa tarvinnee näitä keinoja enemmän kuin toiset. Mitä itse ajattelet? Millaiset keinot sinua auttavat työajan hallitsemisessa?

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *